友人の結婚式で、初めて受付を担当しました。結婚式にはこれまでにもゲストとして出席したことがありますが、自分が受付をするのは今回が初めてです。
受付と聞いて最初に思い浮かんだのは、「ご祝儀を受け取って、ゲストの名前を確認する」という仕事でした。しかし実際に担当してみると、席次表やお車代を渡したり、名前の確認で思わぬトラブルがあったりと、焦る場面もありました。
また、受付方法についてスタッフさんから説明を受けたのは受付開始の直前。初めてだったこともあり、「今から説明なんだ！？」と驚いたことも印象に残っています。
今回は、私が実際に友人の結婚式で受付を担当したときの流れや、初めてだからこそ戸惑ったことを体験談として紹介します。
※結婚式の受付方法や役割は、式場や結婚式によって異なります。この記事では、私が参加した結婚式での一例を紹介しています。
友人の結婚式で初めて受付を担当
今回、友人の結婚式に出席することになり、新婦側の受付を頼まれました。受付は新婦側から2人、新郎側から2人の合計4人です。私はこれまで結婚式にゲストとして参加したことはありましたが、受付を担当するのは初めて。「受付って具体的に何をすればいいんだろう？」と少し緊張していました。
当日は10時までに集合することになっていたため、遅れないように会場へ向かいました。受付を担当する以上、一般のゲストより早めに集合して、スタッフさんから当日の流れやご祝儀の扱い、受付方法などについて説明を受けるのだろうと思っていました。
受付について事前に調べてみると、「ご祝儀を受け取る」「ゲストの名前を確認する」といった基本的な情報は見つかります。ただ、実際にどのような方法で名前を確認するのか、受付では何を配るのかなどは結婚式によっても違います。
私自身、結婚式の受付について詳しいわけではありません。そのため不安はありましたが、今回は一人ではなく、新婦側だけでも受付は2人。「分からないことがあっても、一つずつ落ち着いて確認していけば大丈夫」と思いながら当日を迎えました。
受付の説明があったのは開始直前
当日は指定されていた10時までに集合しました。しかし、時間になってもすぐに受付の説明が始まったわけではありません。スタッフさんに尋ねてみると、後ほど案内があるとのこと。「このあと説明があるんだろうな」と思いながら待つことにしました。
会場には親族やゲストの皆さんも集まり始め、ドリンクを飲みながら待っていました。
私はサブバッグを預けたあと、ロビーで座って待機していました。
そして、実際にスタッフさんから受付方法について説明を受けたのは、受付開始の直前でした。
笹菜今から説明なんだ！？
初めて受付をする私としては、正直かなり焦りました。説明を聞いたあとに受付方法を頭の中で整理したり、席次表をゆっくり確認したりする時間がほとんどなく、そのまま実際の受付に入るような感覚でした。
受付には来場確認用の席次表が置かれ、その左右に新郎側・新婦側の受付スペースが用意されています。ご祝儀袋を入れておくための籠もありました。スタッフさんから、ご祝儀の扱い、ゲストの名前の確認、お車代や席次表などの配布物について説明を受けます。
一方で、「ゲストが来たら何と声をかけるのか」といった具体的な挨拶については特に説明はありませんでした（汗）。
笹菜知らなすぎ…？
受付係はゲストを迎える立場でもあるため「本日はおめでとうございます。」「ありがとうございます。お預かりいたします」など、基本的な声かけも事前に確認しておけば安心です。
思ったより短時間で説明が終わり、「いろいろ考え過ぎていたけれど、そこまで難しいものではなかったのかな？」と少し恥ずかしい気持ちもありつつ、いよいよ受付を開始しました。
実際に結婚式の受付を開始｜ご祝儀・名前・配布物を確認
今回の結婚式では、新郎側と新婦側でそれぞれ出席者を確認する形でした。受付にはゲストの名前を確認するための席次表が用意されており、来場した方の名前を探して、受付が済んだことが分かるように線を引いていきます。
新郎側・新婦側には、それぞれ受付担当が2人。私たちは1人がゲストからご祝儀を受け取り、もう1人が名前を確認して、席次表から該当する方を探すようにしました。
さらに受付には、席次表とは別に、来場したゲスト自身に名前を書いてもらう記帳用のリストも用意されていました。一般的な芳名帳のような冊子ではなく、名前を書いてもらうシンプルなリスト形式です。記入してもらった名前を確認しながら、席次表に載っている名前と照らし合わせていきました。
また、ゲストによっては渡すものもあります。席次表の名前にマークが付いている方には、用意されていた席次表を渡しました。さらに、お車代を渡す方もいて、対象となる方にはあらかじめ用意されていた小さな封筒を渡します。お車代には誰に渡すものなのか分かるように付箋が付いていたので、その内容を確認しながら対応しました。
受付をする前は「ご祝儀を受け取って名前を確認する」というイメージが強かったのですが、実際には出席確認だけでなく、ゲストによって必要なものを間違えずに渡すことも大切な役割でした。
受付で焦った場面
実際に受付をしてみて、特に気を使ったのがゲストの名前の確認でした。
ご祝儀袋には贈り主の名前が書かれていますが、それだけを見ればすべて確認できるとは限りません。複数人で出席していて、ご祝儀袋には代表者の名前だけが書かれている場合もあります。
そのため、ご祝儀袋だけで出席者を判断するのではなく、ゲスト自身に記帳用リストへ名前を書いてもらい、その内容も確認しながら席次表と照らし合わせていきました。
名前がすぐに見つからないと、「違うところを見ている？」「すでに線を引いてある？」と焦ります。ゲストを目の前で待たせていると思うと、余計に急いで探したくなってしまいました。
名前が席次表にない？
そして途中には、記帳用リストへ名前を書いてもらったものの、席次表を探してもその名前が見つからないという場面もありました。
「名前がない……どうしよう？」
すぐに確認できなかったため、その場で自分たちだけで判断することはせず、近くにいたスタッフさんに状況を伝えて、改めて確認をお願いしました。
受付では、素早く対応することも大切かもしれませんが、それ以上に正確に確認することが大切です。分からないまま「たぶん大丈夫」と判断してしまうより、迷ったときはスタッフさんに確認する。実際に受付を経験してみて、焦ったときほど一度落ち着いて確認することが大切だと感じました。
全員記帳が必要
受付をしていると、ご家族で来場された方への対応でも少し戸惑う場面がありました。
奥様が記帳用リストに名前を書いてくださった際、ご主人から「俺はいいんだよね？」という声がありました。
今回の受付では来場された方全員に名前を書いていただく方法だったため、「皆様に記名をお願いしております」とお伝えし、ご主人にも記入していただきました。
ご夫婦や家族で出席する場合、代表者だけが記入すればよいと思われる方もいるのかもしれません。実際の記帳方法は式場によって異なると思いますが、今回のように全員の記名が必要な場合、受付側が確認しなければ、そのまま記帳せずに進まれてしまう可能性もあるのだと感じました。
ご祝儀袋には代表者の名前だけが書かれていることもあるため、記帳された名前と実際の出席者をきちんと照らし合わせることが大切なのだと、改めて感じた出来事でした。
初めて結婚式の受付を担当して感じたこと
受付を頼まれたときは、「ちゃんとできるかな」と不安もありました。初めての受付ですし、そもそも私は結婚式のマナーや流れにもそれほど詳しくありません。
さらに今回は、スタッフさんから説明を聞いてすぐに受付開始となったため、スタート前に席次表をゆっくり確認したり、受付担当同士で実際の流れを確認したりする余裕もほとんどありませんでした。
正直なところ、名前の確認をするなら事前に席次表が見れると良かったな…と感じました。
それでも受付が始まると、ご祝儀を受け取る、名前を確認する、席次表に受付済みの印を付ける、必要な方には席次表やお車代を渡す…と、2人で分担しながら回すことができました。
後日、結婚式で受付を経験したことのある人に「受付開始の直前に説明を受けた」と話したところ、「それは直前すぎるなぁ」と驚かれました。やはり、もう少し余裕を持って説明を受けるケースもあるようです。
もちろん、これは今回私が参加した結婚式での出来事なので、すべての式場で説明が直前になるわけではありません。
ただ今回の経験から、初めて受付をする場合は「当日スタッフさんから説明してもらえるから大丈夫」と安心しきるのではなく、ご祝儀の受け取り方やゲストへの挨拶など、基本的な受付の流れだけでも事前に確認しておくと安心だと思いました。
分からないことが起きても、近くにいるスタッフさんへ確認すれば大丈夫です。始まる前はかなり緊張していた私も、最終的には大きなトラブルなく、無事に受付を終えることができました。
